Dienstplanung

Die grössten Painpoints bei Dienstplanung & Zeiterfassung in Schweizer Alters- und Pflegeheimen

Pflegedienstleitungen, Heimleitungen und Mitarbeitende in der Schweiz stehen täglich vor komplexen Herausforderungen. Ein sauberer Dienstplan ist der Dreh- und Angelpunkt – gelingt er nicht, entstehen Probleme entlang der ganzen Organisation.

QuickPool
Jul 13, 2025

 

1. Ausgangslage – was läuft wirklich schief?

  • Unzuverlässige Dienstpläne: Kurzfristige Änderungen am Plan gehören für Pflegefach- und -assistenzpersonal zum Alltag – oftmals ohne Ausgleich. Das erschwert die Vereinbarkeit von Beruf und Alltag massiv.

  • Nicht eingehaltene Ruhezeiten: Nur rund 20 % der Mitarbeitenden erhalten die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten – viele Einrichtungen nutzen Ausnahmeregelungen aus.

  • Versteckte Mehrarbeit: Überstunden und informelle Zusatzarbeit (z. B. für Reporte) werden selten erfasst – das führt zu Frust und Ineffizienz .

  • Une faire Dienstverteilung: Geteilte Dienste, wechselnde Schichten und Wochenendarbeit sind an der Tagesordnung – für viele Mitarbeitende belastend.

  • Technologische Rückstände: Dienstplanänderungen und Zeiterfassung erfolgen oft manuell oder über private Messenger – Medienbrüche und Fehler sind vorprogrammiert.

2. Painpoints nach Zielgruppen

Zielgruppe Painpoint Folgen im Alltag
Pflege- und Betreuungspersonal Unvorhersehbare Dienständerungen
Missachtung von Ruhezeiten & Pausen
Unbezahlte Mehrarbeit
Ungerechte Dienste
Fehlende digitale Tools		 Stress, Erschöpfung, geringe Lebensqualität, Burnout, Fluktuation
Planungsverantwortliche Komplexität und hoher Aufwand
Puffer fehlen bei Ausfällen
Fehleranfällige Medienbrüche
Hoher Kommunikationsaufwand
Compliance‑Druck		 Langwierige Planung, Konflikte, Überstunden und Unsicherheit
Heimleitung / Geschäftsführung Rechtliche Risiken (Arbeitsgesetz)
Technologie‑Defizite
Personalmangel → Kostensteigerung
Balance zwischen Wirtschaftlichkeit & Mitarbeiterzufriedenheit		 Hohe Kosten, Compliance-Risiken, Imageschäden, Bindungsprobleme

3. Ursachen – warum ist das so?

  • Manuelle, fragmentierte Systeme: Excel, Papierpläne und private Kanäle – ein Paradies für Fehler.

  • Keine Puffersysteme: Eng getaktete Jahresarbeitszeitmodelle lassen kaum Spielraum bei Ausfällen.

  • Gesetzliche Grau- und Graustufen: Ausnahmebewilligungen bei Ruhezeiten ermöglichen Spielraum – doch das wird oft zugunsten der Institution ausgereizt.

  • Technologisches Hintertreffen: Fehlende digitale Planungs- und Zeiterfassungstools verschärfen Kommunikationsprobleme.

4. Konkrete Empfehlungen – so lassen sich Painpoints lindern

  1. Digitale Tools einführen
    Integrierte Software schafft Transparenz, vermeidet Medienbrüche und informiert Mitarbeitende automatisiert über Änderungen.

  2. Puffer gezielt aufbauen & absichern
    Reservepersonen und Regelungen für kurzfristige Vertretung reduzieren Stress und verhindern das Ausreizen von Ruhezeit-Ausnahmen.

  3. Faire Dienstplanung etablieren
    Rotation, Wunschdienste oder Teamplanung erhöhen Akzeptanz, vermehren Gerechtigkeitsgefühl und Stabilität.

  4. Arbeitszeit ernst nehmen
    Ruhe- und Pausenzeiten prüfen, Überstunden erfassen und ausgleichen – das stärkt Gesundheit und Vertrauen.

  5. Compliance automatisieren
    Tools mit Warnfunktion bei Gesetzesverstössen entlasten Führung und minimieren Haftungsrisiko.

5. Nutzen – was bringt das?

  • Für Mitarbeitende: Bessere Work-Life-Balance, weniger Stress, höhere Zufriedenheit.

  • Für Planungsverantwortliche: Weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Planqualität.

  • Für Heimleitung: Rechtssicherheit, Kostenkontrolle, geringere Fluktuation, stärkeres Employer Branding.


Fazit: Die Dienstplanung in Schweizer Alters- und Pflegeheimen ist belastet durch Unplanbarkeit, gesetzliche Unsicherheiten und technologische Defizite. Die Folge: Erschöpfte Mitarbeitende, überlastete Führung und steigende Risiken bei Heimen. Ein strukturierter Ablauf, digitale Unterstützung und mehr Fairness im Plan führen zu besserem Betriebsklima, Entlastung, Compliance und langfristig stabilen Teams.

Möchten Sie beim nächsten Schritt Unterstützung erhalten oder Beispiel-Prozesse kennenlernen? Lassen Sie es mich wissen – ich freue mich auf einen Dialog.
Dienstplanung

Weitere Beiträge