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MITARBEITERMANAGEMENT

Klarheit im Team – sehen und tun, was zählt

QuickPool ordnet Mitarbeitende, Rollen und Berechtigungen wie Puzzleteile zusammen. Arbeitszeiten, Saldi und Zuschläge werden automatisch erfasst – für eine reibungslose Planung.

swissmadesoftware

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VERWALTUNG DER MITARBEITENDEN

Mitarbeiterprofile und Präferenzen

Über die Mitarbeiterprofile werden Anstellungsverhältnisse, Qualifikationen und Präferenzen zentral erfasst. Diese Informationen können – sofern verfügbar – auch automatisiert aus Drittsystemen per API übernommen werden. So lassen sich Einsätze optimal auf Fähigkeiten und Präferenzen abstimmen, was die Planungsgenauigkeit erhöht, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessert und die Ressourcennutzung optimiert.
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ZUGRIFFSBERECHTIGUNGEN

Rollen und Berechtigungen

Über der Rollen- und Berechtigungen (RBAC) können Zugriffsrechte, Leseberechtigungen und Funktionen gezielt gesteuert werden. Jede Person sieht nur die Informationen und Funktionen, die für ihre Rolle relevant sind. So bleibt die Planung übersichtlich, sicher und effizient – von der zentralen Steuerung bis zur standort- oder abteilungsbezogenen Anpassung.
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AFFINITÄTEN

Planung über mehrere Standorte hinweg

Mit der Affinitätsfunktion in QuickPool können Mitarbeitende zentral über bis zu drei Ebenen hinweg eingeplant werden – standort-, abteilungs- und bereichsübergreifend. Die zentrale Planung kann in den einzelnen Einheiten verfeinert werden, während gleichzeitig eine flexible Zuweisung ermöglicht wird. Mitarbeitende können bei Bedarf zwischen Abteilungen oder Standorten verschoben werden, um Personalengpässe auszugleichen und die Ressourcen optimal zu nutzen.
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ARBEITSZEITMANAGEMENT

Arbeitszeitkonten und Saldi

Geleistete Arbeitsstunden, Überzeiten und Zeitguthaben werden im System präzise erfasst. Diese Daten können nahtlos an Drittsysteme, wie die Lohnbuchhaltung, weitergeleitet werden, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten. So behalten sowohl Mitarbeitende als auch Planungsverantwortliche den Überblick, während administrative Prozesse effizient automatisiert werden.
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ENTGELTABRECHNUNG

Automatische Erfassung von Zuschlägen

Mit QuickPool entfällt die manuelle Berechnung von Zuschlägen. Das System erkennt automatisch Zuschläge für Nacht-, Wochenend- oder Überstunden und erfasst diese direkt in der Abrechnung. So werden Vergütungen stets korrekt berechnet, Transparenz für Mitarbeitende geschaffen und der administrative Aufwand erheblich reduziert. Mit der Automatisierung sparen Unternehmen Zeit und stellen eine faire sowie regelkonforme Entlohnung sicher.
PAIN POINTS UND LÖSUNGSANSÄTZE

Sind Ihnen diese Herausforderungen bekannt? Hier kommt die Lösung:

1️⃣ Hoher administrativer Aufwand?

❌ Problem: Manuelle Planung und Zeiterfassung sind zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere bei steigender Anzahl der Mitarbeitenden oder komplexen Schichtmodellen.

✅ QuickPool-Lösung:

  • Automatische Erstellung von Dienstplänen basierend auf Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzlichen Vorgaben.
  • Reduktion manueller Eingaben durch KI-gestützte Optimierung und Vorschläge.

🎯 Resultat: Weniger Verwaltungsaufwand, schnellere Planung, Fehlerreduktion.

2️⃣ Unzureichende Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen?

❌ Problem: Krankheitsausfälle, spontane Anpassungen oder unerwartete Auftragsschwankungen sind schwer zu berücksichtigen, bzw. zu managen.


✅ QuickPool-Lösung:

  • Ersatzplanung mit Vorschlägen für verfügbare, qualifizierte Mitarbeitende.
  • Ausschreiben von Einsätzen an einen Pool von Mitarbeitenden.
  • Benachrichtigungen per App für schnelle Rückmeldungen.

🎯 Resultat: Schnellere Reaktionsfähigkeit, geringere Ausfallzeiten, höhere Produktivität.

3️⃣ Unzufriedene Mitarbeitenden wegen intransparenter Planung?

❌ Problem: Mitarbeitende haben oft wenig Einblick in ihren Dienstplan und keine einfache Möglichkeit, Wünsche oder Verfügbarkeiten einzubringen.


✅ QuickPool-Lösung:

  • Self-Service-Portal für Mitarbeitende zur Einsicht in Schichtpläne und Hinterlegung von Absenzen sowie Arbeits- und Freiwünschen.
  • Mobile App für Echtzeit-Updates und unmittelbare Information bei Änderungen.

🎯 Resultat: Höhere Zufriedenheit und Motivation bei den Mitarbeitenden, verbesserte Work-Life-Balance, weniger Rückfragen an HR, geringere Fluktuation.

4️⃣ Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben?

❌ Problem: Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen, Überstundenlimits oder betriebliche Regulatorien müssen exakt eingehalten werden.


✅ QuickPool-Lösung:

  • Automatische Prüfung der Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben.
  • Warnhinweise bei Verstössen gegen Ruhezeiten oder Arbeitszeitgesetze.
  • Jederzeitiges Validieren bei manuellen Anpassungen auf Verstösse der Vorgaben.

🎯 Resultat: Minimierung von rechtlichen Risiken, Einhaltung der Vorschriften, Effektives Compliance Management.

5️⃣ Fehlende Durchgängigkeit der Prozesse?

❌ Problem: Daten müssen oft manuell zwischen HR-, Lohn- und ERP-Systemen übertragen werden, was zu doppelter Arbeit und Fehlern führt.


✅ QuickPool-Lösung:

  • Nahtlose Integration mit Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und ERP-Systemen.
  • API-Schnittstellen für automatisierten Datenaustausch.

🎯 Resultat: Weniger manuelle Arbeit, geringere Fehleranfälligkeit, reibungsloser Datenfluss.

DIE GESICHTER VON QUICKPOOL

Wir begleiten Sie auf dem Weg.

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