Das QuickPool Puzzle
die vier Grundsätze für eine erfolgreiche Personalplanung
Im Mittelpunkt eines erfolgreichen Unternehmens stehen die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Eine gründliche und durchdachte Planung, die diese Aspekte berücksichtigt, ist der Schlüssel zum Erfolg. Auch technische Hilfsmittel entfalten nur dann ihre Wirkung, wenn sie die Stärken und das Engagement der Mitarbeitenden bei der Planung mitberücksichtigen.
Ein zentraler Aspekt ist dabei die Einbindung der Mitarbeitenden in den Planungsprozess selbst. Daher muss die Personalplanung sowohl qualitativ als auch quantitativ die Unternehmensplanung unterstützen und ergänzen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden, um gemeinsam den Erfolg des Unternehmens zu sichern.
Das QuickPool Puzzle besteht aus vier Grundsätzen, welche das Fundament für die erfolgreiche Personalplanung bildet.
1. Effizient Planen
Durch die Covid-19 Pandemie wurde uns einmal mehr vor Augen geführt, dass sich die Umstände von heute auf morgen verändern können und der einmal erstellte Plan, gar nicht mehr umsetzbar ist. Es können aber auch kleinere Ereignisse ganze Pläne auf den Kopf stellen. Das zeigt auf, dass eine Planung rasch gemacht aber auch immer anpassbar bleiben muss.
Die Personalplanung wird durch weitere Einflussfaktoren, wie Kosten, Qualifikationen sowie Personalbewegungen komplexer. Durch die automatisierte, softwarebasierte Planung kann diese Komplexität für die Planenden auf ein Minimum reduziert werden. So kann mit wenigen Klicks ein qualitativ hochwertiger Einsatzplan erstellt werden, der auch den regulatorischen Anforderungen gerecht wird.
Aus der Planung müssen aussagekräftige Berichte gezogen werden können, sodass die Transparenz für die erfolgreiche Unternehmensführung jederzeit gewährleistet ist. Allfällige Veränderungen und die damit verbundenen Konsequenzen können bei Softwares mittels Dashboards und Reports transparent ausgewiesen werden.
2. Integriert Planen
Der zweite Grundsatz besteht in der Integration der Personalplanung in die Unternehmensplanung. Dies beginnt im Idealfall damit, dass die strategische Personalplanung aus der Unternehmensstrategie abgeleitet wird. Die operative Personaljahresplanung muss ebenfalls so erstellt werden, dass sie in die weitere Unternehmensplanung integriert werden kann.
Dabei sollten insbesondere folgende Aspekte berücksichtigt werden:
– FTE und Personalkosten
– Unterjährige bekannte und unbekannte Personalbewegungen
– Fähigkeiten (Qualifikationen) und Bedürfnisse der Mitarbeitenden
Der Vorteil von integrierten Planungssoftwares liegt darin, dass diese Informationen jederzeit im System abgerufen und an die relevanten Adressaten weitergeleitet werden können. Dadurch wird die integrierte und effiziente Planung sichergestellt.
3. Agil Planen
Um schnell auf Veränderungen reagieren zu können, muss die Personalplanung agil gestaltet sein. Eine frühzeitige, grobe Ressourcenplanung kann dem teilweise entgegenwirken. Wenn die grundlegenden Einflussfaktoren der Personalplanung bekannt sind, können sie auch als Vorlagen hinterlegt werden. Dies löst aber noch nicht das Problem der agilen Planung.
Auch in diesem Fall kann der Einsatz von Software die Planenden entlasten. Anpassungen in der Planung können sofort vorgenommen und in Echtzeit (z.B. per Mobile App) kommuniziert werden, wobei die Auswirkungen transparent dargestellt werden.
4. Optimiert Planen
Ein kontinuierliches Monitoring der Personalplanung ist unerlässlich, um frühzeitig Abweichungen zu identifizieren und entsprechend zu reagieren. Dies erlaubt es, Annahmen zu überprüfen und zukünftige Planungen zu verfeinern. Auf diese Weise können Entwicklungen im Personalbereich und deren Auswirkungen auf die Kosten zuverlässiger prognostiziert und die Planung fortlaufend optimiert werden.
Im Softwareumfeld kann die Optimierung zusätzlich durch die Verhinderung von Datenbrüchen und die Sicherstellung der Datenqualität gewährleistet werden.
Die vier Grundsätze des QuickPool Puzzles bieten eine wertvolle Orientierungshilfe, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Durch die Konzentration auf die Mitarbeitenden können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ein motivierendes und unterstützendes Arbeitsumfeld schaffen, das den gemeinsamen, langfristigen Unternehmenserfolg fördert. Software unterstützt die Planenden dabei, den Fokus auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu behalten und die vier Prinzipien für eine erfolgreiche Personalplanung einzuhalten.